Rimborsi ai dipendenti nel 2025

A partire dal 01/01/2025 la Legge di Bilancio 2025 introduce importanti restrizioni sulla deducibilità dei rimborsi per le spese relative alle trasferte. Le restrizioni riguardano sia i lavoratori subordinati che gli autonomi.

Le regole per i lavoratori dipendenti:

I dipendenti che si sposteranno per trasferte o missioni, sia all’interno che all’esterno del comune in cui si trova il loro luogo di lavoro, potranno richiedere il rimborso delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto non di linea (taxi, NCC , ecc), solo se i pagamenti saranno effettuati tramite strumenti tracciabili come carte di credito, bancomat, prepagate, app di pagamento, assegni bancari o circolari. Il pagamento può essere rimborsato anche se effettuato dal conto del lavoratore.

Nel caso in cui le spese siano state sostenute in contanti e successivamente richieste a rimborso, queste saranno soggette a tassazione e contribuzione, in quanto considerate “retribuzione”. L’obbligo di pagamento con strumenti tracciati non riguarda l’acquisto di biglietti ferroviari, aerei e di autobus di linea, che potranno essere acquistati anche in contanti e rimborsati in busta paga senza tassazione.

Nelle trasferte extra-comunali, continueranno a essere riconosciute le indennità forfettarie, mentre per le trasferte comunali tutte le indennità e i rimborsi saranno interamente imponibili, a meno che non si tratti di spese di viaggio e trasporto tracciate e adeguatamente documentate.

Rimane invariato l’obbligo di indicare sul Libro Unico del Lavoro tutte le somme erogate al lavoratore, comprese quelle corrisposte a titolo di rimborso spese, anche se effettuate nell’interesse del datore di lavoro.